Sistema de Control de Inventarios

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Como bien es sabido, el Control de Inventarios es uno de los pilares de cualquier negocio, pues te otorga capacidad de predicción –sabes exactamente la mercancía que necesitas resurtir y puedes idear mejores estrategias comerciales- reduce el índice de saldos –al no comprar mercancía de más- disminuye el robo hormiga –si llevas un buen control de las entradas y salidas de la mercancía, evitas el robo- y hay un impacto favorable en las utilidades –no niegas artículos, mejoras la satisfacción del cliente y mantienes una rotación sana de tus inventarios-.

 

Los inventarios se pueden llevar de manera manual o bien, mediante un Sistema de Control de Inventarios; sin embargo, no hay duda de que si optas por un Sistema de Control de Inventarios te traerá muchísimos más beneficios y reducirás errores de manera drástica. Éstas son algunas de las diferencias que puedes encontrar entre llevar el control de tus inventarios de manera manual, a diferencia de llevarlo con un Sistema de Control de Inventarios.

 

 

INVENTARIO MANUAL

 

 

SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO

Toma mucho tiempo

Los inventarios se realizan en muy poco tiempo

Información desactualizada

Información actualizada

Información poco confiable

Información confiable

Altas probabilidades de cometer errores en conteo, escritura manual del inventario y captura de información

Información precisa

Probabilidades de manejar rotaciones bajas de inventario,  a causa de la falta de información precisa y oportuna

Mantienes una rotación óptima de los artículos

Costos por almacenamiento de altas cantidades de stock

Reducción de costos debido a altas cantidades de stock

Falta de una base de datos precisa que alimente el proceso de ventas

Impide la pérdida de ventas por información errónea de stock y

Manejo de resurtidos y traspasos poco eficientes

Sugiere resurtidos y traspasos eficientes entre las sucursales

Falta de mecanismos de control que propician el robo hormiga

Reduce riesgo de robo de mercancía por los mecanismos de control

 

En resumen,  llevar el inventario manual puede generarte pérdidas económicas y comerciales al generarte información imprecisa y obsoleta, debido a que el proceso es muy lento y laborioso. Y por el contrario, contar con un Sistema de Control de Inventarios se traduce en ahorros de tiempo, recursos humanos y dinero, toma de decisiones inteligentes y una mayor eficiencia en las ventas de tus tiendas.

 

 

En el mercado hay varias opciones entre las cuales puedes elegir; sin embargo, la búsqueda de un Sistema de Control de Inventarios puede volverse una pesadilla si no sabes qué criterios debes tomar en cuenta antes de adquirirlo.

 

En pocas palabras, lo que se requiere es un sistema eficiente, rápido y preciso. Los criterios a tomar en cuenta para encontrarlo son:

 

  • * Lo más importante que debes tomar en cuenta son las necesidades de tu empresa… ¿de qué herramientas requieres para manejar el inventario de tus tiendas? Podrías requerir únicamente de un sistema que te controle entradas y salidas, o bien, necesitar mucho más que eso: entradas y salidas de mercancía por lotes, sugerencia de traspasos, alertas de resurtidos, uso de tecnicismos específicos, optimización de tus inventarios, manejo de diferentes monedas en caso de realizar  transacciones a otros países, etc.
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  • * Es altamente recomendable que el sistema que utilices sea especializado en tu giro; es decir, ya sea que tengas una zapatería, una boutique, una farmacia, una tienda de abarrotes..., será mucho mejor contar con un software especializado en el ramo, ya que abarcará los procesos y actividades propias de tu tipo de negocio, al igual que manejará los tecnicismos necesarios haciendo más eficiente la comunicación y evitando malentendidos.
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  • * Asegúrate de que el sistema que vas a adquirir sea amigable, tanto en su implementación como en el uso diario. Tus trabajadores estarán utilizándolo todo el tiempo, por lo que el sistema debe optimizar sus tareas, no entorpecerlas.
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  • * El objetivo principal del sistema es que lleve un correcto control de inventarios pero, además, que los OPTIMICE.  Es importante que tu sistema te ayude a nivelar tus inventarios para que mantenga una rotación óptima de la mercancía, mediante el envío de alertas de los modelos que requieran resurtirse o traspasarse, así como los que urgen venderse.
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  • * Verificar que puedas realizar la toma de inventarios en segundos, así como hacer comparaciones fáciles y rápidas entre el inventario físico y el inventario registrado en el sistema.
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  • * Es importante que el sistema que elijas te permita evaluar tu inventario tomando como referencia el índice de rotación de inventarios promedio, de esta manera, estarás seguro que mantienes un inventario sano, el cual no te está generando pérdidas.
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  • * Si cuentas con varias sucursales, entonces será determinante que el software seleccionado te sugiera los traspasos entre ellas, para que la mercancía esté oportunamente en el lugar indicado.
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  • * Hoy en día, trabajar en tiempo real se ha vuelto la mejor ventaja competitiva para cualquier empresa, por lo que te recomendamos que antes de hacer alguna compra verifiques que es un sistema que te permitirá administrar tus tiendas en tiempo real.
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  • * La seguridad es otro de los puntos importantes. Cerciórate de que el sistema que elijas considere controles de seguridad óptimos; por ejemplo, definir usuarios y el acceso a la información que tendrán, define en qué computadoras se podrá manejar el sistema; incluso, en qué horarios, entre otros mecanismos.
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  • * Toma en cuenta que el uso de fotografías en un Sistema de Control de Inventarios agilizará las operaciones y disminuirá errores.
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  • * Busca un sistema integral que maneje la mayor cantidad de tareas que te puedan ser útiles  y que incluso pueda manejar diferentes áreas como punto de venta, administración y finanzas, compras, etc.

 

Ahora sólo es necesaria una bitácora en donde vayas registrando los datos, y ¡estarás listo para encontrar el mejor Sistema de Control de Inventarios, de acuerdo a las necesidades de tu empresa!